上司へお礼のメールを送りたい!!件名から締めの文章まで徹底解説!

メールマークの形の雲 生活・マナー

ビジネスマンにとって、社内メールは重要な仕事の一部です。
上司へのメールは特に気を使います。

勤務時間のビジネスのメールは慣れても、勤務時間外に上司へメールを送らなければならない場合は、
はたと手が止まってしまいます。

件名は何て書こう、書き出しは?
失礼のないように送らなければと悩みますよね。

そこで今回は、勤務時間外の上司へのメールの件名、書き出し、締めの書き方を紹介します。

上司へのメール!まずは件名から書き出しまで!

スマホのメールマークと封筒

宛名

まず、宛名は殿か様、どちらがいいのでしょうか。

小さな会社で、普段から専務も部長もさん付けで呼び合っている場合は、
メールの宛名もさんや様を使うといいでしょう。

一般的には、様を使います。
目上の人でも目下の人でも使ってかまいません。

殿は、基本的には役職名のときに使います。
ですが最近は、殿は目下の人に使うものという風潮になっているので、気をつけてください。

件名

次に件名ですが、勤務時間中の場合は、一読で内容が分かるものにしますよね。
例えば、「○○の件についてのご説明」というように。

しかし、勤務時間外の場合は、メールを受け取った上司は、まず誰からなのかが気になります。
件名には、「○○課の○○」とだけでいいと思います。

書き出し

書き出しは、「お疲れ様です。」や「お世話になっております。」から書き出すのが一般的です。
「ご苦労様です。」は、目下の人に使う言葉なので、気をつけてください。

そして、勤務時間外にメールを送る無礼をきちんと詫び、要件を書きましょう。

お礼メールの場合は、基本は感謝の気持ちを伝えることです。
「ありがとうございます。」の頭に、「誠に」や「本当に」をつけると丁寧な感謝の言葉になります。

書き出しの冒頭部分で結論を書けば、簡潔に趣旨を伝えることできます。

また、よく使う敬語については、間違って使っている場合もあるので、確認をしておきましょう。
間違えやすい敬語は次のような言葉です。

「了解しました。」は「承知しました。」か「かしこまりました。」
「ご苦労様です。」は「お疲れ様です。」
「お世話様です。」は「お世話になっております。」
「休みをいただいております」は「休みを取っております。」

よく使う敬語を確認して、正しい言葉で簡潔に内容を伝えましょう。

上司へのメール!締めの言葉はこれがおすすめ!

スマホで文字を打つ手

件名と書き出しまで解説しましたが、実は最後の締めの一文がとても大事です。
締めの文章によって、メールの印象が変わります。

メールをまとめる適切な言葉を選んで、最後まで気持ちよく読んでもらいましょう。
では、どんな言葉が適切なのでしょうか。

自分の気持ちをシンプルに、簡潔に伝えることです。
締めの文章は、一文でまとめるようにしましょう。

ビジネスでは、いくつかの常套句があります。
この基本形を、状況に合わせて締めの言葉に変えていくことをおすすめします!

常套句

「よろしく」は、

【よろしくお願いします】
【何卒よろしくお願い申し上げます】
【大変勝手ではございますが、よろしくお願いいたします】

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「検討ください」は、

【ご返答いただければ助かります】
【ご教示願えれば幸いです】
【お手数ですが、ご検討くださいませ】
【ぜひ一度ご覧いただけますようお願い申し上げます】

 

「以上〇〇でした」は、

【まずは謹んでご案内申し上げます】
【取り急ぎ御礼申し上げます】

 

「連絡ください」は、

【ご連絡を賜りますようお願いいたします】
【恐縮ですがご連絡をお待ちしております】、
【ご連絡いただけますと幸いです】

 

「ごめんなさい」の常套句は、

【お詫び申し上げます】
【重ねてお詫び申し上げます】
【深くお詫び申し上げます】
【ご容赦くださいますようお願い申し上げます】

 

これらの常套句を頭に入れておくと、締めの言葉がスムーズに作れます。

まとめ

上司は、とても忙しいはずです。
毎日、たくさんのメールが送られてきているかもしれません。

上司へのメールは、正しい敬語で簡潔に内容がわかるようにしましょう。
相手のことを思いやれば、自然に言葉もでてきやすいかもしれませんね。

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