新年会の案内文!メールで社内に送るときの書き方&注意点総まとめ!

封筒とMAILの文字 生活・マナー

一年で最初の社内でのイベントといえば新年会ですよね。

新年会の準備を任されたという方もおられるでしょう。

会場をやっと手配して準備ができたら、社内メールで案内しておいてと頼まれることもあるかもしれません。

ですが、初めてのことだと、どんな文章のメールを送ればいいのか悩むものです。

そこで今回は、社内で送る新年会の案内メールについて、スマートな案内メールの送り方をこっそり教えちゃいますよ。

新年会のメール!件名や挨拶文の注意点

まず悩むのが、件名や書き出しですよね。
軽い挨拶文を考えたいのですが、堅苦しくなく丁寧な感じと思うと、パソコンの前で固まってしまうことも。

まずは、件名をどうするのかからです。

件名は相手に内容がわかるように

件名はどんなメールでも同じですが、どんな内容のメールなのかわかるように、わかりやすく短い文で書いておくことが大事です。

毎日大量のメールが送られてくる方もいるでしょうから、今見たほうがいいのか、あとで大丈夫なのか判断するのは件名です。

では、新年会の案内メールはどのような件名がいいのでしょうか。

一番シンプルなのが、「新年会のご案内」です。
ただ、幹事としては新年会に誰がくるのか、参加人数が一番気になりますよね。

「新年会のご案内」だけでは、出欠の返事がもらえるか少し心配なところです。
そこで、「【要返信】新年会のご案内」とすることで、返信が必要なんだと一目でわかるようになります。

他にも、いつ新年会があるのかわかるように「【〇月〇日】新年会のご案内」としたら、親切ですよね。

また、よくやりがちなのが、件名に「おつかれさまです」などの挨拶文をいれてしまうことです。
これでは、何のメールかわからないですよね。

件名は、相手にわかりやすくというのが一番です。

宛名は個人か一斉送信か

メールの冒頭に誰宛なのかを書きますが、一斉送信の場合は、社員各位・〇〇部各位とします。

個人あての場合は、○○さん、○○部長などと名前を書くようにしましょう。

書き出しの挨拶文

次に書き出しですが、仕事始めに送る場合は、「新年あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いします。」と年始の挨拶を入れても大丈夫です。

すでに年始の挨拶はすんでいる場合は、「お疲れ様です。」でいいでしょう。

新年会の案内メールの書き方を例文を交えて解説!

パソコンのマウスを持つ人

挨拶文が書けたら、次は新年会に来ていただきたいことを伝えます。

参加を促す文章

・新年を迎え、社員の親睦を図るとともに、今年一年の抱負を語り合う会として新年会を開催致します。
是非ご参加いただけますようよろしくお願いします。

・新年を迎え、みなさんで楽しいひと時を過ごしたいと思います。
是非ご参加いただけますようよろしくお願いします。

新年会の詳細・概要を書く

参加を促す文章の次に、日時や会場、会費などを書きます。
この部分は文章にせずに、箇条書きでわかりやすく書くことをお勧めします。

日時:□月□日□曜日

時間:□時から場所:□□□店

住所:□□市□□町□丁目1-2-1

会費:3,000円
●会費は後日集金いたします。

あとからメールを見直しても、いつ・どこで新年会があるのか、一目でわかるようにしておくのがいいでしょう。
会費はどのように集めるのか忘れずに書きましょう。

他にも、お店のURLや地図も添付しておくとさらに親切ですよね。

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出欠の連絡について

また、大事なのが、

・幹事は誰なのか

・出欠の返事は誰にいつまでにしたらいいのか

を書いておくことです。

出欠のご連絡は、□月□日までに、幹事の○○までこのメールにてお知らせください。

これらの内容も忘れずに書いておきましょう。

全体の例文

【要返信】新年会のご案内

営業部各位

新年あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願い致します。

新年を迎え、社員の親睦を図るとともに、今年一年の抱負を語り合う会として新年会を開催致します。
是非ご参加いただけますようよろしくお願いします。

 

日時:□月□日□曜日

時間:□時から場所:□□□店

住所:□□市□□町□丁目1-2-1

会費:3,000円
●会費は後日集金いたします。

 

お手数ではございますが、出欠のご連絡は、□月□日までに、幹事の○○までこのメールにてお知らせください。

どうぞよろしくお願い致します。

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署名

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最後に、入力間違いがないかも忘れずに確認してくださいね。

まとめ

新年会の案内メールの書き方を紹介しました。

会社の規模や雰囲気によって、多少文章は変わってくると思いますが、ぜひ参考にしてみてください。
たくさんの方が参加してくれるといいですね。

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